Financial and Management Systems Consultancy for Cameroon YMCA

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Terms of reference (ToR)

Financial and Management Systems Consultancy

Cameroon YMCA

JUNE 2024

 

  1. Background Information

The Young Men’s Christian Association (YMCA) was created in June 1844, and arrived in Cameroon around 1924. On the 27th April 1955, the YMCA/UCJG (Union Chrétienne de Jeunes Gens, in French) was recognized by the public authorities as a Public Association by decree N° 724/APA. This was due to the great work and demonstrated impact to youth Nationally as recognized by the French authorities. However, following troubles that led to the ban of activities of various associations countrywide in the end 1950s, the YMCA continued operating under the church which had now received its autonomy to operate much later after the YMCA. Later, there was a tension between the church in its relationship with the YMCA. This was due to the YMCA desire to operate under its globally shared mission, yet relegated to a youth department in church. Fortunately in 1991 the YMCA/UCJG obtained its legal declaration of existence as an independent entity from the church.

YMCA/UCJG Cameroon is now affiliated to the African Alliance of YMCAs (AAYMCAs) which brings together 23 African member countries internally referred to as National Movements (NMs). The NMs`have a shared mission of Empowering Young People for the African Renaissance. Cameroun YMCA desires to achieve the outcomes of this shared mission, initially by building a viable, strong, sustainable, and relevant institution for young people within the communities that it serves.

The Cameroun YMCA also ascribes to the area and global strategic frames, the Vision 2030 and the Y3.0 Gameplan. The latter serves as the strategic development framework (strategic plan) for the African YMCAs and combines both the institutional and programmatic vision of the African YMCAs to the year 2026. This enables each National Movement (NM) to have a long- term view of its growth and development to fulfil the mission.

 

Since 2015, the UCJG/YMCA has exclusively relied majorly on membership fees and individual contributions until 2017 when it started receiving external project funding. The UCJG/YMCA continues to essentially be a project funded association, however, members’ contribution and user fees from various activities including holiday camps and training continue supporting operation costs. Other means of fundraising is through selling branded materials for the YMCA’s visibility as well as a revenue earner.

Unfortunately, the YMCA has been operating with quite basic management and operations structures. Traction to larger amounts of project funding as well as strategic partnerships for positive outcomes cannot be achieved if the organization does not have management systems both operations and financial. It is therefore necessary to mainstream a collaborative process for designing and adopting new systems and processes that conform to international standards and those aligned to the African Alliance of YMCAs.

 

  1. Consultancy Opportunity

The UCJG/YMCA as a non-profit organization, requires effective management systems and procedures (both financial and operations) to ensure that resources are allocated efficiently; goals are met on time and within budget; stakeholder expectations are satisfied; and that the UCJG/YMCA can achieve its mission positively impacting its participants and beneficiaries. The ensuing consultancy is therefore an opportunity through a participatory and collaborative approach with teams at the Cameroun YMCA and the AAYMCA based in Nairobi, Kenya to identify management system gaps and achieve their development.

  1. Objectives

In collaboration with the African Alliance of YMCAs ( AAYMCAs) and UCJG/YMCA Cameroon, the objectives of the consultancy are:

  • Undertake review of UCJG/YMCA Cameroon’s existing financial and management control systems and processes.
  • Advise the Management of AAYMCA and UCJG/YMCA Cameroon of any identified capacity gaps and make recommendations on how these can be addressed with clear timelines for action.
  • Institute and implement a capacity enhancing system designed to improve and strengthen both financial and management control systems.
  • Carry out capacity building programmes with addition to job training ( to specific UCJG/YMCA Cameroon staff teams to enhance their skills), in order to ensure that staff have the capacity to implement the improved financial and management policies, systems and procedures.
  1. Scope of Work

The financial Management consultant will provide support to UCJG/YMCA Cameroon, to ensure that there are adequate financial management systems in place at the headquarters and possibly in existing branches.

Specifically, the consultant is expected to undertake the following tasks:

a. Review of Current systems and processes

Financial Management Systems

  • Review existing financial policies, systems and procedures including performing walk-through tests to ascertain areas of improvement.
  • Carry out critical review of the internal control systems, focusing on the control environment, risk assessment and control procedures.
  • Review financial management processes for UCJG/YMCA and identify weaknesses in tracking and reporting both receipts and expenditures.
  • Review compliance with statutory obligations, funding agreements and reporting.
  • Review asset management practices both at head-office and branch level.

Procurement Systems

  • Review the existing procurement policy, processes, systems, the controls therein and assess whether they facilitate efficient use of resources.
  • Identify weaknesses in the procurement system/processes and recommend changes that would ensure items are optimally stocked and distributed accountably.

 

b. Design and Develop appropriate systems

Financial Management Systems

  • Develop financial management policies and procedures that strengthen UCJG/YMCA’s internal control environment and address the weaknesses identified in the assessment phase.

Procurement Systems

  • Develop appropriate procurement management manuals and policies to strengthen procurement processes as well as gaps identified in the assessment phase.

 

c. Training and Capacity Building

  • Undertake staff training and needs assessment of finance and procurement staff at HQ and Branch Level.
  • Develop training and capacity building plans.
  • Implement training and capacity building plans.
  • Support UCJG/YMCA with dissemination of financial policies, systems and procedures to staff at all levels (HQ/Branch).
  • Provide support to identify, install and use the financial software package.
  • Provide training on reporting to partners.

 

d. Fiduciary management support

  • Provide financial management support following sound budgeting, accounting and financial control procedures in compliance and alignment with Africa Alliance of YMCAs, donor requirements and best practice.
  • Provide procurement management support to ensure compliance with policies, donor requirements and local laws and regulations.
  • Project management: Support operations both at the HQ and Branches to ensure compliance with obligations set out in funding and sub-grantee agreements, MOUs etc.. with both internal and external stakeholders.

 

  1. Financial Management Reporting Lines

The Financial Management Consultant reports jointly to:

  • The General Secretary - Africa Alliance of YMCAs,
  • The Board Treasurer - Africa Alliance of YMCAs,
  • The Finance Manager - Africa Alliance of YMCAs,
  • The NGS - Cameroun YMCA.
6. Key Milestones/Deliverables and Timelines
  • Inception report within 2 weeks of contracting,
  • Assessment report indicating the current gaps and roadmap to strengthening current Cameroon, UCJG/YMCA operations within 1.5 months of contracting,
  • Staff capacity needs assessment and capacity building plan,
  • Updated financial management policies and procedures manual,
  • Periodic progress reports,
  • Final report with update on status of desired outcome of the consultancy.
7. Terms of Payments

Payment shall be done as described and agreed upon in the consultancy agreement upon  phased submission of relevant deliverables.

8. Experience and Qualifications

The consultant should possess the following minimum qualifications.

Education

  • Advanced University Degree in accounting, audit, business administration, commerce, or related field; or
  • A first level degree combined with a professional accounting, auditing, or related designation (Chartered Accountant, CPA, CIA, CISA (Certified Information Systems Auditor), CFE, ACCA (Association of Chartered Certified Accountants).

Experience

  • Minimum 5 years of post qualification experience in accounting, financial management, audit, technical assistance, or other directly relevant experience;
  • At Least (3) years of demonstrated experience as a technical advisor/Technical Assistant or trainer in financial management;
  • Good Knowledge of donor financial management practices/requirements including policies and procedures;
  • Experience with general management practices and techniques including management principles, governance and accountability, risk management, use of technology, project management, research and analysis, quality assurance, and human resources management, is required;
  • Proven track record in working effectively with multi-disciplinary teams;
  • Experience with not-for-profit organisations/ International Non - Governmental Organisations (NGOs), is highly desirable;
  • Experience of internal audit at the international level would be an advantage.

Language

  • Fluency in French (written and oral) and
  • Strong working knowledge of English (written and oral).
  1. Other Desired requirements
  • In-country consultant who is conversant with the french accounting system is preferred

How to Apply?

Interested parties should send a soft copy of their application (Application should be received in English) by email to consultancy@africaymca.org . In case the English version of the Application has been translated from French, please do also send the original French copy to this email address at the same time, for further check wherever necessary.

The Deadline for submission is 15th of July 2024 by 23:59 EAT

 

Termes de référence (TdR)

Conseil en systèmes financiers et de gestion

YMCA du Cameroun

JUIN 2024 

 

 

  1. Informations d'arrière-plan

 

La Young Men's Christian Association (YMCA) a été créée en juin 1844 et est arrivée au Cameroun vers 1924.Le 27 avril 1955, le YMCA/UCJG (Union Chrétienne de Jeunes Gens) est reconnue par les pouvoirs publics comme Association Publique par décret N° 724/APA. Cela est dû à l'excellent travail et à l'impact démontré sur la jeunesse au niveau national, reconnu par les autorités françaises. Cependant, à la suite de troubles qui ont conduit à l'interdiction deactivités de diverses associations dans tout le pays à la fin des années 1950,le YMCA a continué à fonctionner sous l'égide de l'Église qui avait désormais obtenu son autonomie pour fonctionner beaucoup plus tard après le YMCA.Plus tard, il y avait une tensionentrel'églisedanssa relation avec le YMCA. Cela était dû au désir du YMCA d’opérer dans le cadre de sa mission partagée à l’échelle mondiale, mais reléguée au sein d’un département jeunesse au sein de l’église. Heureusement, en 1991, le YMCA/UCJG a obtenu de l'Église sa déclaration légale d'existence en tant qu'entité indépendante.

 

YMCA/UCJG Cameroun est désormais affilié à l'Alliance Africaine des YMCA (AAYMCA) qui regroupe 23 pays membres africains appelés en interne Mouvements Nationaux (NM). Les NM ont une mission commune consistant à autonomiser les jeunes pour la Renaissance africaine. Camératoin Le YMCA souhaite atteindre les résultats de cette mission partagée, dans un premier temps en bâtissant une institution viable, solide, durable et pertinente pour les jeunes au sein des communautés qu'elle dessert.

 

Le CamerounLe YMCA adhère également aux cadres stratégiques régionaux et mondiaux, à la Vision 2030 et au plan de jeu Y3.0. Ce dernier sertcomme cadre de développement stratégique (plan stratégique) pour les YMCA africaines et combine à la fois la vision institutionnelle et programmatique des YMCA africaines jusqu'en 2026. Cela permet à chaque Mouvement National (NM) d'avoir une vision à long terme de sa croissance et de son développement. pour remplir la mission.

 

Depuis 2015, l'UCJG/YMCA s'appuie exclusivement et majoritairementsur l'adhésionfrais et contributions individuelles jusqu'en 2017, date à laquelle il a commencé à recevoir un financement de projet externe. L'UCJG/YMCA continue d'être essentiellement une association financée par des projets, cependant, les membres'contribution et frais d'utilisationde diverses activités, notamment des camps de vacances et des formationscontinuer à supporter les coûts de fonctionnement. D'autres moyens de collecte de fonds sontvente de marquematériel pour le YMCA's visibilité ainsi qu’une source de revenus.

 

Malheureusement, le YMCA fonctionne avecassezstructures de base de gestion et d’exploitation. La traction vers des montants plus importants de financement de projet ainsi que des partenariats stratégiques pour des résultats positifs ne peut être obtenue si l'organisation ne dispose pas de systèmes de gestion à la fois opérationnels et financiers. Il est donc nécessaire d'intégrer un processus collaboratif pour concevoir et adopter de nouveaux systèmes etdes processus quise conformer aux normes internationales et à celles alignées sur l’Alliance Africaine des YMCA.

 

  1. Opportunité de conseil

 

L'UCJG/YMCA, en tant qu'organisation à but non lucratif, a besoin de systèmes et de procédures de gestion efficaces (à la fois financiers et opérationnels) pour garantir que les ressources sont allouées efficacement ; les objectifs sont atteints dans les délais et dans les limites du budget ; les attentes des parties prenantes sont satisfaites ; et que l'UCJG/YMCA peut réaliser sa mission en ayant un impact positif sur ses participants et bénéficiaires. Le conseil qui s'ensuit est donc une opportunité à travers une approche participative et collaborative avec les équipes du Cameroun YMCA et de l'AAYMCA basées à Nairobi au Kenya pour identifier les lacunes du système de gestion et parvenir à leur développement.

 

  1. Objectifs

 

En collaboration avec l'Alliance Africaine des YMCA (AAYMCA) et UCJG/YMCA Cameroun, les objectifs du cabinet sont :

  • Entreprendre un examen des systèmes et processus de contrôle financier et de gestion existants de l'UCJG/YMCA Cameroun.
  • Informer la direction de l'AAYMCA et de l'UCJG/YMCA Cameroun de toute lacune en matière de capacités identifiée et formuler des recommandations sur la façon dont celles-ci peuvent être comblées avec des délais d'action clairs.
  • Instituer et mettre en œuvre un système de renforcement des capacités conçu pour améliorer et renforcer les systèmes de contrôle financier et de gestion.
  • Réaliser des programmes de renforcement des capacités en plus de la formation professionnelle (pour les équipes spécifiques du personnel de l'UCJG/YMCA Cameroun pour améliorer leurs compétences), afin de garantir que le personnel a la capacité de mettre en œuvre les politiques, systèmes et procédures financiers et de gestion améliorés.

 

  1. Étendue des travaux

 

Le consultant en gestion financière apportera son soutien à l'UCJG/YMCA Cameroun, pour garantir que des systèmes de gestion financière adéquats sont en place au siège et éventuellement dans les succursales existantes.

Plus précisément, le consultant devra entreprendre les tâches suivantes :

  1. Examen des systèmes et processus actuels

Systèmes de gestion financière

  1. Examiner les politiques, systèmes et procédures financiers existants, notamment en effectuant des tests approfondis pour déterminer les domaines à améliorer.
  2. Effectuer un examen critique des systèmes de contrôle interne, en se concentrant sur l'environnement de contrôle, l'évaluation des risques et les procédures de contrôle.
  • Examiner les processus de gestion financière de l'UCJG/YMCA et identifier les faiblesses dans le suivi et la déclaration des recettes et des dépenses.
  1. Vérifier le respect des obligations statutaires, des accords de financement et des rapports.
  2. Examiner les pratiques de gestion des actifs au niveau du siège social et des succursales.

Systèmes d'approvisionnement

  1. Examiner la politique, les processus, les systèmes et les contrôles d'approvisionnement existants et évaluer s'ils facilitent une utilisation efficace des ressources.
  2. Identifier les faiblesses du système/des processus d'approvisionnement et recommander des changements qui garantiraient que les articles soient stockés de manière optimale et distribués de manière responsable.

 

  1. Concevoir et développer des systèmes appropriés

Systèmes de gestion financière

  1. Élaborer des politiques et des procédures de gestion financière qui renforcent l'environnement de contrôle interne de l'UCJG/YMCA et corrigent les faiblesses identifiées lors de la phase d'évaluation.

Systèmes d'approvisionnement

  1. Élaborer des manuels et des politiques de gestion des achats appropriés pour renforcer les processus de passation des marchés ainsi que les lacunes identifiées lors de la phase d'évaluation.

 

  1. Formation et renforcement des capacités
  1. Entreprendre la formation du personnel et l'évaluation des besoins du personnel des finances et des achats au niveau du siège et des succursales.
  2. Élaborer des plans de formation et de renforcement des capacités.
  • Mettre en œuvre des plans de formation et de renforcement des capacités.
  1. Soutenir l'UCJG/YMCA dans la diffusion des politiques, systèmes et procédures financiers au personnel à tous les niveaux (siège/branche).
  2. Fournir un support pour identifier, installer et utiliser le progiciel financier.
  3. Fournir une formation sur le reporting aux partenaires.

 

  1. Accompagnement à la gestion fiduciaire
  1. Fournir un soutien à la gestion financière suivant des procédures saines de budgétisation, de comptabilité et de contrôle financier, conformément et en alignement avec l'Alliance africaine des YMCA, les exigences des donateurs et les meilleures pratiques.
  2. Fournir un soutien à la gestion des achats pour garantir le respect des politiques, des exigences des donateurs et des lois et réglementations locales.
  • Gestion de projet: Soutenir les opérations au siège et dans les succursales pour assurer le respect des obligations énoncées dans les accords de financement et de sous-subvention, les protocoles d'accord, etc. avec les parties prenantes internes et externes.

 

  1. Lignes de reporting de la gestion financière

Le consultant en gestion financière relève conjointement de :

  • Le Secrétaire Général - Alliance Africaine des YMCA,
  • Le trésorier du conseil d'administration - Alliance africaine des YMCA,
  • Le Directeur Financier - Alliance Africaine des YMCA,
  • Le NGS - Cameroun YMCA.

 

  1. Étapes clés/produits livrables et échéanciers
  2. Rapport initial dans les 2 semaines suivant le contrat,
  3. Rapport d'évaluation indiquant les lacunes actuelles et la feuille de route pour renforcer les opérations actuelles du Cameroun, de l'UCJG/YMCA dans un délai d'un mois et demi après la passation du contrat.,
  4. Évaluation des besoins en capacités du personnel et plan de renforcement des capacités,
  5. Manuel de politiques et de procédures de gestion financière mis à jour,
  6. Rapports d'avancement périodiques,
  7. Rapport final avec mise à jour sur l'état des résultats souhaités de la consultation.

 

  1. Conditions de paiement

Le paiement sera effectué comme décrit et convenu dans l'accord de conseil lors de la soumission progressive des livrables pertinents.

  1. Expérience et qualifications

Le consultant doit posséder les qualifications minimales suivantes.

  1. Éducation
  • Diplôme universitaire supérieur en comptabilité, audit, administration des affaires, commerce ou dans un domaine connexe ; ou
  • Un diplôme de premier niveau combiné à un titre professionnel en comptabilité, en audit ou un titre connexe (Comptable agréé, CPA, CIA, CISA (Certified Information Systems Auditor), CFE, ACCA (Association of Chartered Certified Accountants)).

 

  1. Expérience
  • Au moins 5 ans d'expérience post-qualification en comptabilité, gestion financière, audit, assistance technique ou autre expérience directement pertinente;
  • Au moins (3) années d'expérience démontrée en tant que conseiller technique/assistant technique ou formateur en gestion financière;
  • Bonne connaissance des pratiques/exigences des donateurs en matière de gestion financière, y compris les politiques et procédures.;
  • Une expérience des pratiques et techniques générales de gestion, y compris les principes de gestion, la gouvernance et la responsabilité, la gestion des risques, l'utilisation de la technologie, la gestion de projet, la recherche et l'analyse, l'assurance qualité et la gestion des ressources humaines, est requise.;
  • Expérience avérée dans le travail efficace avec des équipes multidisciplinaires;
  • Une expérience avec des organisations à but non lucratif/organisations internationales non gouvernementales (ONG) est hautement souhaitable.;
  • Une expérience de l'audit interne au niveau international serait un avantage.

 

  1. Langue
  • Maîtrise du français (écrit et oral) et
  • Solide connaissance pratique de l'anglais (écrit et oral).

 

  1. Autres exigences souhaitées
  • Un consultant local connaissant le système comptable français est préférable.

 

  1. Comment s'inscrire?

 

Les parties intéressées doivent envoyer une copie électronique de leur candidature (la candidature doit être reçue en anglais) par e-mail àconsultancy@africaymca.org. Dans le cas où la version anglaise de l'Applicationa été traduit deFrançais, veuillez également envoyer l'original en français copier auestadresse e-mail en même temps,pour un contrôle plus approfondi si nécessaire.

 

La date limite de soumission est le 15 juillet 2024 à 23h59 EAT.

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